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上市公司监事会的作用

来源:资深律师谢浩网点击: 时间:2015-11-05

  为规范上市公司监事会的运作行为,完善上市公司监事会运行机制,更好地促进上市公司监事会开展工作,确保上市公司监事会能够依法独立行使监督职权,我们根据《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)、《中华人民共和国证券法》(以下简称《证券法》)及其他法律法规的有关规定, 探索性地撰写出《上市公司监事会运行机制前瞻》, 旨在推动上市公司的监管工作能从监事会的层面有所加强和完善,对上市公司进一步强化监管、健全法人治理结构、 维护上市公司和股东的合法权益起到积极的促进作用。

  一、 监事

  1.1监事由股东代表和上市公司职工代表担任,公司还可以根据需要设立独立监事。其中,由公司职工代表担任的监事占监事总人数的三分之一。(剖析主流资金真实目的,发现最佳获利机会!)

  1.2监事会成员中应当至少有一名以上的专职监事。

  专职监事,指专职从事监事工作,不在上市公司、上市公司下属企业、上市公司股东单位以及其他任何单位兼职的监事。

  1.3监事会成员中应当有一名以上具有审计(稽核)、财会专业知识。

  1.4监事应当具备与其行使职权相适应的任职条件,包括(但不限于):具有良好的职业道德和勤勉尽责精神,能对上市公司及全体股东履行诚信与勤勉义务; 具有3年以上的审计(稽核)工作经验,或3年以上企业经营管理工作经验,具有履行监事职责所必须的专业知识或工作技能,熟悉并能贯彻执行国家相关法律、行政法规、规章制度;不具有本指引第十一条规定的情形之一;依法应具有的其他条件。

  1.5下列人员不得担任上市公司监事:

  具有《公司法》第五十七条规定的情形之一者;上市公司现任董事、经理和其他高级管理人员;现任在职的国家公务员;被中国证监会确定为市场禁入者, 并且禁入尚未被解除者。

  1.6股东代表担任的监事由股东大会选举产生或更换。其中:

  第一届监事会的股东监事候选人由上市公司筹委会或持有或合并持有上市公司发行在外普通股股份总数10%以上的股东提名。

  监事会换届,上届监事会享有下届监事会监事候选人的提名权。

  监事会职位因监事辞职、退休、死亡、丧失工作能力或被股东大会免职而出现空缺时,继任监事候选人由现任监事会提名。

  持有或者合并持有公司发行在外有表决权股份总数的百分之十以上的股东, 有权向公司提名新的监事候选人。

  不得同时有两名(包括两名)以上监事为同一股东之代表。

  1.7职工代表担任的监事由公司职工民主选举产生或更换,无须经公司股东大会表决。

  1.8监事是上市公司的高级管理人员,在任期内,未经法定程序不得被无故免职。若确需调整,上市公司应履行法定程序,并作为特别披露事项向社会公众披露, 并报证券主管机关和证券交易所备案。被免职的监事认为公司的免职理由不当的, 有权作出公开声明。

  无正当理由被免职的监事, 可以向上市公司提出赔偿损失或撤销免职决议的要求。

  1.9监事有下列情形之一的,应当予以撤换,其中,由股东代表出任的监事由股东大会予以撤换,由职工代表出任的监事由公司职工大会或职工代表大会予以撤换:

  (1)严重违反《公司章程》或本指引规定者;(2)因重大过错给公司造成较大经济损失者;(3)弄虚作假、严重失职或者对违纪违规问题隐匿不报者;(4)连续二次未能亲自出席,也不委托其他监事出席监事会会议者;(5)不具备担任监事的专业素质或能力(包括不参加证券监管部门组织的培训、在规定期限内未取得任职资格者) ,不能胜任监事工作者。

  1.10 监事在任期届满前可以提出辞职,但应当向监事会提出书面辞职报告, 并经股东大会(或职代会)通过,公司章程有关董事辞职的规定适用于监事。

  监事向监事会提交的书面辞职报告, 应当对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。如因监事辞职导致公司监事会中监事所占的比例低于法定规定比例和人数的最低要求时, 该监事的辞职报告应当在继任监事填补其缺额后生效。

  1.11 监事享有下述权利:

  (1)及时获得监事会会议通知、会议文件资料并出席监事会会议;(2)及时获得股东大会会议通知、会议资料并出席股东大会会议;(3 )列席公司董事会或经理办公会议、获得相关文件资料并发表独立意见或建议;(4 )及时获得行使监督职权所必须的公司有关资料;(5)在监事会上,对每一项提交监事会讨论的议案独立发表意见和看法,并独立行使表决权;(6)根据监事会的授权, 行使监督检查职权;(7)公司股东大会或监事会授予的其他职权;(8)法律、法规、公司章程或本文规定的其他权力。

  1.12 每一监事均应以维护公司和全体股东的合法利益为行为准则,遵守法律、法规和《公司章程》的规定,忠实、勤勉地履行监督职责。

  任何监事均不得以任何方式、手段从事任何损害或者可能损害公司利益的活动, 包括(但不限于)自营或者为他人经营与公司同类的业务、剥夺任何属于或者可能属于公司的商业机会。除股东大会知情并获得正式批准外, 任何监事均不得同公司订立合同或者进行交易(聘任合同除外)。

  1.13任何监事均应对其所知晓的公司秘密[包括(但不限于)专有技术、设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等]加以保密;不予披露或用于其他目的。

  本条规定的保密义务在任何监事的任职结束后仍然有效, 直至发生下列情形时方予解除:(1)国家法律的强制性规定要求时;(2)不可上诉的法院裁判要求时;(3)股东大会在知情的情况下正式批准时;(4)保密内容在披露前已正当地进入公共领域时;(5)公众利益有要求时;(6)该监事本身的合法利益有要求时。

  本条中, “公众利益有要求”是指:公司的行为直接或者间接侵犯社会公众利益,或涉及公司的机密信息直接对社会公众利益产生严重影响,法院或者政府其他主管机关要求监事履行作证义务的情形。

  “该监事本身的合法利益有要求”是指:该监事的合法利益受到非法侵犯, 除向法院或政府其他主管机关披露公司秘密以外, 该监事不可能采取其他方式得到合法救济, 且法院或者政府其他主管机关明确要求该监事向其披露涉及公司秘密的情形。

  在发生上述二种情形时, 监事应要求获知该秘密的法院或政府其他主管机关采取合理且恰当的保密措施以防止信息的公开和进一步扩散。

  任何监事均不得利用其在行使监督检查职能过程中获知的内幕信息为自己或他人牟取利益。

  1.14监事应当在监事会决议上签字并对监事会的决议承担责任。监事会决议违反法律、法规或者《公司章程》,致使公司遭受损失的,参与决议的监事对公司负赔偿责任。但在表决时曾表明异议并记载于会议记录的,该监事可以免除责任。

  二、监事会的组成

  2.1上市公司监事会成员不得少于3人,监事人数一般应为奇数。每届监事任期3 年,连选可以连任,任期从产生(或换届)之日起至任期届满时为止。监事任期届满之前,公司股东大会和公司职代会不得无故解除其职务,因故解除职务的必须事前报告公司所在地中国证监会派出机构。

  2.2监事会应当设置相应的职能部门和聘请必要的工作人员。

  2.3监事会设主席一名,由监事会成员民主选举产生。

  监事会主席应当具有较高的政策水平和较强的组织协调能力,坚持原则,廉洁自律,熟悉经济工作。

  2.4监事会主席为监事会会议当然的会议召集人,履行如下职责:召集、主持监事会会议;监督检查监事会决议的执行情况;组织制定监事会工作计划;审定、签署监事会报告和其他重要文件;根据监事会的授权,在监事会闭会期间,负责组织监事会的日常工作;应当由监事会主席履行的其他职责。

  2.5监事会主席因故不能履行职责时,应当指定一名监事代行其职责;监事会主席无故不履行职责,亦未指定代行其职责的监事的,可由三分之一以上的监事共同推举一名监事临时代行其职责。

  2.6监事会主席因辞职、退休、死亡、 丧失工作能力或被股东大会(或职工大会、职工代表大会)免职而出现空缺时, 监事会应立即召开临时会议选举新的监事会主席,在继任监事会主席尚未就职时,可由全体监事过半数通过推举一名临时召集人,代行监事会主席的部分职责。

  2.7监事会设监事会秘书一名,由监事会聘任和解聘。

  2.8监事会秘书应当具有必要的专业知识和经验。

  上市公司应比照董事会秘书的任职条件在相关规定中明确监事会秘书的任职资格和条件。

  2.9监事会秘书应履行下述职责:

  (1)准备和递交监督管理机关要求监事会出具的有关报告和文件;(2)负责与董事会秘书协调监事会信息披露事务;(3)筹备监事会会议,准备监事会会议资料,并负责会议的记录;(4)记录监事列席董事会、经理办公会的情况;(5 )负责收集有关政策、法规供监事学习;(6)负责监事会有关的文件、记录、 资料、印鉴的保管;(7)监事会授权的其他职责。

  三、监事会下设机构

  3.1上市公司应该设立专门的审计(稽核)部门 ,履行日常的审计和稽查职责, 监督公司规范运作。审计(稽核)部门由监事会主管并直接向监事会报告工作, 其主要职责是:

  (1)根据监事会的要求,对上市公司及其下属企业的财务状况进行定期或不定期内部审计;(2 )在上市公司财务状况异常或监事会对上市公司某一项或多项财务指标发生置疑时,对上市公司全部或部分财务报表、账册、 凭证进行专项审计、核查;(3)在涉及依法需要监事会独立发表意见的重大关联交易、重大对外担保、重大购买与出售等事项时,根据监事会的要求,行使专项审计稽查职能, 对上市公司拟签署的有关交易合同以及相关资料进行核查;(4)评价内部控制制度,监督检查内部控制制度执行情况;(5)全面监督检查上市公司的经营管理活动, 分析评价经营绩效与经济责任;(6)在不影响行使上述职责的前提下,经监事会许可, 审计(稽核)部门可以接受董事会或其他职能部门的委托, 对上市公司或其下属企业进行内部审计、稽查;(7)行使其他审计、稽查职能。

  3.2上市公司监事会应根据需要设立监察、考评等职能工作小组,监事会设立职能工作小组的上市公司应该制定具体的工作细则明确其职能和权利义务范围。

  监察、考评职能工作小组为监事会非常设机构, 隶属于监事会管辖并直接对监事会负责。监察、考评工作小组履行对董事(含独立董事)、经理以及其他高级管理人员的专项监察工作,负责对其工作情况、绩效、薪酬等进行综合评价等。 对董事、经理以及其他高级管理人员的监察、考评结果经监事会通过后, 发表监事会独立意见,并将其作为上市公司高级管理人员的提名、聘任、撤换、 薪酬与考核等的重要依据。

  四、监事会职权

  4.1监事会有权要求董事会、经理层和财务部门向监事会报告公司财务、 资产状况和经营管理情况,必要时可要求公司董事、经理、财务主管等列席监事会会议, 并就监事会关注的问题作出回答。

  4.2董事、经理发现公司有受重大损害的可能或已经发生重大损害之时,应立即向监事会报告。

  4.3监事会有权及时获得履行职责所必须的所有资料,任何人不得拒绝、隐匿、伪报或拖延。

  监事会应获得的主要资料如下(但不限于):(1)公司内部规章制度;(2 )公司财务会计报告;(3)管理部门对公司财务状况和经营成果的分析;(4)公司签署的重要合同;(5)发行股份、债券、股份回购情况;(6)管理、使用募集资金以及变更募股资金投向的情况;(7)公司重大投资、重大资产重组、 吸收合并情况;(8)公司重大购买或出售资产、关联交易的情况;(9)公司重大债权、债务和担保情况,包括未能收回到期重大债权、没有归还到期重大债务的情况;(10)公司资产委托、证券自营等情况;(11)公司发生亏损、资产遭受重大损失以及重大不可抗力事件的情况;(12)公司生产经营环境、经营政策、经营项目以及新颁布法律、法规、政策、规章制度等发生重要变化可能对公司产生显著影响的情况;(13)重大人事变动情况;(14)利润分配、弥补亏损的情况;(15)合并、分立、解体或申请破产的情况;(16)提交给股东审议的事项;(17)股东大会、董事会的决议文本、文件,经理办公会议文件等;(18)涉及公司的重大诉讼情况;(19)因涉嫌违法违规被调查或受到处罚,可能依法承担的赔偿责任的情况;(20 )公司披露的所有信息资料;(21)其他相关资料。

  4.4监事会有权监督检查公司贯彻执行有关法律、行政法规和规章制度的情况, 有权监督检查公司内部控制制度、财务状况、经营管理与决策活动以及其他重要事项。

  4.5监事会履行职务时,可以直接或委托其下属审计(稽核)部门行使, 也可以代表公司委托具有证券业从业资格的律师、注册会计师行使或协助。

  监事会履行职务时,董事、经理、 其他高级管理人员以及上市公司各职能部门均有义务给予必要的协助,不得故意阻挠和妨碍。

  4.6监事会有权对公司董事会或其他高级管理人员违反法律、 法规或者公司章程、损害或可能损害公司利益、股东权益的行为提出质询, 要求其在限定的时间内作出口头和书面答复,并要求其停止或予以纠正。

  4.7监事会有权评价董事、 经理以及其他高级管理人员经营行为及其经营管理业绩,有权向股东大会或董事会提出奖惩、任免、解聘建议或议案。

  4.8监事会有权向董事会提议召开临时股东大会。 董事会接到监事会提议召开临时股东大会的书面提案后,应该依据公司章程的有关规定召集临时股东大会,董事会逾期不召开股东大会的,监事会有权根据公司章程规定的程序,自行召开临时股东大会。

  4.9监事会有权就如下(但不限于)事项发表独立意见:

  (1)公司规范运作、内部控制制度及执行情况;(2)财务会计报告;(3 )发行股份、债券、股份回购情况;(4)管理、 使用募集资金以及变更募股资金投向的情况;(5)公司重大投资、重大资产重组、吸收合并情况;(6)公司重大购买或出售资产、关联交易的情况;(7)公司重大债权、债务和担保情况;(8)与其他公司建立长久合作或战略伙伴关系的情况;(9)公司发生重大亏损、 资产遭受重大损失以及重大不可抗力事件的情况;(10)经营效益、利润分配、弥补亏损情况;(11)合并、分立、解体或申请破产的情况;(12)董事、经理以及其他高级管理人员经营行为及业绩评价、薪酬议案;(13)重大人事变动;(14)因涉嫌违法违规被调查或受到处罚,可能依法承担的赔偿责任;(15 )聘请或更换会计师事物所;(16)其他重大事项。

  4.10监事会发现如下(但不限于)事项时, 有权向股东大会和国家有关主管机关报告:公司行为有可能造成资产严重流失、严重侵害股东权益、危及金融安全;董事、经理和其他高级管理人员的行为严重损害公司的利益;监事会认为应当立即报告的其他重要情况。

  4.11由监事会秘书与董事会秘书协调,按照证监会、交易所的要求,董事会秘书负责及时向社会披露监事会的有关信息;在特殊情况下, 监事会可以直接行使信息披露权。

  4.12董事为自己或他人与公司有交涉时,由监事会为公司之代表。

  4.13公司章程规定、股东大会授予的其他职权。

  五、监事会议事方式、议事规则与程序

  5.1监事会分为定期会议和临时会议。

  5.2监事会定期会议每年召开一次,于每一个会计年度结束后三个月之内召开。

  5.3监事会会议由监事会主席召集和主持,监事会主席因故不能履行职责时, 由监事会主席指定一名监事召集和主持,监事会主席未指定代行其职责的监事的,由三分之一以上监事共同推举一名监事临时代行监事会主席的职责。

  5.4监事在不能参加监事会会议时,可以书面委托其他监事代为出席并参与表决, 但一名代理人只可以代表一名监事。每份委托书应列明代表监事的代理人姓名及代理权限。除委托书另有规定外,代理人应有该委托监事相同的权利。 该代理权利在委托代理出席的会议闭会时即自动失效。

  5.5半数以上监事亲自或委托代理人出席会议,即构成监事会会议的法定人数。

  5.6 召开监事会议时,根据需要,可要求公司高级管理人员、内部审计人员及外部审计人员列席会议,也可以邀请专家列席会议。列席会议的人员不享有表决权。

  5.7召开监事会定期会议,应当在会议召开10日之前以专人送达、邮寄送达或者传真送达的方式向每一名监事送达会议通知。召开监事会临时会议应当在会议召开 3日之前以专人送达、邮寄送达或者传真送达的方式向每一名监事送达会议通知。

  5.8监事会会议通知应当包括以下内容:会议召开时间、地点;会议审议事项;发出通知的日期;监事会主席或临时召集会议的监事签名;会议召集人认为应该列明的其他事项。

  5.9监事会会议可采用举手或记名投票方式进行表决,每一名监事享有一票表决权。

  5.10一般事项的表决须经出席会议监事的半数以上赞成方为有效。下列事项表决必须经出席会议监事三分之二以上赞成才能通过:提议召开临时股东大会或直接以监事会名义召开临时股东大会;向股东大会提出罢免董事、独立董事的议案或向董事会提出解聘经理以及其他高级管理人员的建议;公司章程或监事会工作条例规定的其他重大事项。

  5.11有下列情形之一的,监事会应当召开临时会议。

  (1)上市公司已经发生或正在发生重大资产流失现象,股东权益受到严重损害, 董事会未及时采取有效措施加以避免或挽回损失;(2 )上市公司拟变更募集资金投向;(3)上市公司拟实施重大购买或出售;(4)上市公司拟实施重大关联交易;(5)上市公司拟对外提供重大担保;(6)上市公司拟合并、分立、解体、申请破产;(7)上市公司董事、经理及其他高级管理人员有违反法律、 法规或公司章程的行为时;(8)上市公司面临严重的财务或经营危机,而董事会未采取有效措施的;(9)上市公司股东占用或转移上市公司的资金、资产及其他资源,情节严重, 且董事会未采取有效措施加以制止的;( 10)上市公司信息披露虚假或出现重大遗漏, 且董事会未进行更正或补充的;(11)其他重要事项。

  5.12发生本文第五十五条规定的情形之一的, 以下人员有权提请召集监事会临时会议:监事会主席或临时代行其职责的一名监事认为必要时;三分之一以上监事联名提议时;董事会书面提议时。

  5.13监事会会议应有记录,监事会会议记录由监事会秘书负责制作,出席会议的监事和记录人,均应当在会议记录上签名。

  监事有权要求在记录上对其在会议上的发言作出某种说明性记载。

  监事会会议记录至少应包括如下内容:会议召开日期、地点和召集人姓名; 出席监事的姓名、委托出席监事会的情况以及列席会议人员名单;会议议题、议程;发言人的发言要点;每一决议事项的表决方式、结果和说明性记载;出席会议的监事、记录人签名。

  5.14监事会会议决议应由出席会议监事签署,并由监事会秘书提交董事会秘书, 在上市公司指定报纸上予以披露。

  5.15监事会会议记录应该至少保存10年。

  六、监事会经费、绩效评价与薪酬

  6.1为了确保监事会独立地开展工作,上市公司应保证监事会开展工作的必要条件,及时足额拨付监事会开展工作所必要的经费。

  6.2 本文所指的监事会经费包括监事会以及所属常设以及非常设职能部门或机构履行职责所必需的经费。包括(但不限于)保障监事会日常开支、会务费用、聘请外部专业人员和专家费用、召开临时股东大会的费用、培训学习费、考察调研费以及配备必要的办公用场地、设施、设备、工具的开支等。

  6.3监事会根据工作情况制定年度经费计划、专项经费计划,不可预见经费可临时追加经费开支,经费开支由上市公司承担。

  6.4监事会开支实行监事会主席负责制,实行专款专用。

  6.5为促进监事履行其应尽职责,应当建立公正、透明的监事和监事会绩效评价的标准和程序。

  6.6监事的评价考核由监事会组织,应采取自我评价与相互评价的方式进行。在监事会对监事个人进行评价或讨论其报酬时,该监事应该回避。

  6.7监事会是上市公司治理的重要环节,监事的薪酬标准应当比照董事会、经理层人员的薪酬标准执行,监事报酬的数额和方式由监事会确定后,报请股东大会决定。

  6.8监事会应当向股东大会报告董事、独立董事、监事履行职责的情况、 绩效评价结果及其薪酬情况,并就这些事项发表独立意见,按规定予以披露。

  6.9监事会秘书以及监事会下设审计(稽核)等职能部门和机构的成员,其薪酬待遇、聘用、任免由监事会决定。

  七、监事会工作管理、监事培训与资格管理

  7.1上市公司监事会应当接受证监会及其所在地派出机构的工作指导、检查,并完成所交办的工作任务。

  7.2 上市公司监事会应当及时按照证监会及其所在地派出机构要求如实报告工作,报送资料、报表,证监会派出机构对所在地上市公司监事会的工作进行考核。

  监事会应当及时上报证监会派出机构的资料有:监事会工作计划;监事会工作报告;监事会议案、决议、建议、独立意见等;证监会及派出机构要求的其他资料。

  7.3建立证监会及其派出机构、上市公司监事会之间的联系制度,加强监管部门与上市公司之间的纵向直接沟通,搭建上市公司监事会之间横向经验交流平台,促进监事会更好地发挥其监督作用,进一步优化上市公司治理结构。

  7.4上市公司监事会成员应当接受证监会及其派出机构组织的培训、 考试与考核,并建立监事资格管理制度,对考试、考核合格的监事发放资格证书, 对不合格的监事建议上市公司按法定程序予以撤换。

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